La matrice Eisenhower

Dwight Eisenhower è stato un generale e presidente statunitense. Durante la seconda guerra mondiale era comandante in capo delle forze alleate nel Mediterraneo, per cui svolgeva il ruolo di direzione e coordinamento.

Pare che Eisenhower usasse dividere la sua scrivania in quattro settori e smistasse i documenti che richiedevano la sua attenzione al loro interno secondo due parametri: urgenza e importanza.

Da questa abitudine ha origine la matrice che prende il suo nome e viene spesso descritta nei libri di produttività personale o lavorativa tra i metodi di gestione delle attività.

I quattro settori

1 – Fare

In questa categoria rientrano le attività importanti e urgenti. Come gli imprevisti e le attività non pianificate. Per i primi non possiamo fare molto mentre le seconde sono un sintomo di scarsa organizzazione. Se lavori costantemente in questo quadrante probabilmente stai lavorando in maniera reattiva.

2 – Pianificare

In questa categoria rientrano le attività importanti ma non urgenti. Questo è il quadrante del lavoro proattivo. Qui hai modo di organizzare le attività e dedicargli l’attenzione che meritano. Questo è anche il quadrante in cui intercettare le attività prima che queste diventino urgenti e risolverle o separarle in sottoattività gestibili più facilmente.

3 – Delegare

In questa categoria rientrano le attività urgenti ma non importanti. Quando passi una giornata a fare attività in questo quadrante ti sembra di aver sprecato il tuo tempo. Se hai la possibilità, delega queste attività. Se non ce l’hai createla al più presto.

4 – Eliminare

In questa categoria rientrano le attività non importanti e non urgenti. Sono quelle che non importano più. Dimenticale.

Riepilogando

L’obiettivo è quello di dare priorità alle attività presenti nei quadranti 1 e 2. Quelle importanti. Idealmente bisogna cercare di limitare al minimo le attività del quadrante 1 e lavorare quanto più possibile nel quadrante 2. Se lavori nei quadranti 3 e 4 stai sprecando il tuo tempo.